אף על פי שהרבה מאוד אנשים עברו להשתמש בתוכנת מייל של גוגל, ג'מייל, או בתוכנות מייל של חברות אחרות, עדיין בבתי עסק רבים משתמשים בתוכנות outlook, של חברת מיקרוסופט. התוכנה שמגיעה ביחד עם מערכת ההפעלה של ויינדוס.
הסיבות לכך הן, שמדובר במערכת מאוד מאובטחת, אי אפשר להיכנס אליה מכל מקום ויש לה הרבה פונקציות שמאפשרות לעובדים לנהל תהליכי עבודה בצורה הרבה יותר נוחה ופשוטה. לכן גם אפשר למצוא הרבה מאוד עובדים שמקפידים להשתמש בשירות הוספת חתימה למייל אאוטלוק.
הרעיון של שירות חתימה למייל, הוא שניתן בצורה כזו להפוך את המייל לרשמי ואז גם אפשר לספק את כל ההוכחות שאכן המייל נשלח דרך העובד עצמו ולא דרך גורם אחר, גורם שאיננו קשור לעניין. החתימה מאפשרת לספק מידע רלוונטי אודות התפקיד של העובד וכל מה שנדרש עבור הנמען.
חשוב לציין, כל אחד יכול לייצר לעצמו חתימה על פי הצרכים שלו. יש מי שיוסיף אך ורק את השם ומספר טלפון, יש כאלה שיוסיפו גם את התפקיד שלהם וכן אופציות כגון, חיבור למערכות של רשתות חברתיות שונות ועוד.
כיצד מייצרים חתימה בצורה נכונה
בדיוק כמו במערכות אחרות, כך גם במערכת OUTLOOK, יש פונקציה ייחודית ליצירת חתימה, שם אפשר להוסיף את הפרטים המלאים על פי הצורך. אפשר למצוא מדריך לשם כך הן באינטרנט, והן בפונקצית ההוראות של התוכנה עצמה.
חשוב להדגיש, יש לחתימה משמעות מאחר והיא יכולה לספק לכל נמען מידע רב, כזה שלא תמיד אפשר לספק במייל עצמו ולא תמיד יש מקום או דרך להכניס אותו. אז בעזרת החתימה, הנמען יכול לקבל עוד מידע על העסק או על העובד עצמו, וזה יכול לשפר את התקשורת ביניהם.